요즘 MZ는 이걸로 팀플한다. 업무 효율 UP! 시켜주는 ‘협업툴’ 추천!

1기 김채연, 허수영
2021.09.02

안녕하세요! KT 영 퓨처리스트 트렌드 크리에이터입니다.


방학에는 왜 이리 시간이 빨리 가는 걸까요? 어느덧 9월이 되어 개강 시즌이 찾아왔습니다.

개강 이후 다가올 과제 폭탄에 에디터도 조금 두렵네요 T.T


와플 여러분은 팀플 많이 하시나요?

에디터는 전공 특성상 팀플이 굉장히 많은데요.

과목마다 팀플 톡 방이 따로 있어서 헷갈리기 일쑤고, 매번 톡 게시판에서 지난 자료를 찾는 것도 너무 번거롭더라고요.


여기서 잠깐! 에디터의 말에 공감하신 와플 분이 계신가요?

오늘은 그런 분들을 위해 준비한 포스팅이니 두 눈 크게 뜨고 집중해주세요! 





협업툴, 그거 왜 쓰는건데?

와플 여러분이라면 ‘협업툴’이라는 말에 떠오르는 플랫폼이 있으셨을 텐데요.

협업툴이란 소프트웨어 클라우드 서비스를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 할 일 및 일정 관리, 파일 공유, 노트 작성, 프로젝트 관리 등 지식노동자들의 원활한 업무를 도와주는 서비스를 의미합니다.





특히 코로나19의 악화 이후로 비대면의 상황이 점차 확장되면서 실시간으로 협업을 진행하는 데에 큰 어려움이 생겼고, 그 어려움을 해결해 줄 수 있는 ‘협업툴’이 큰 유행을 타게 되었어요.


비대면 업무 시 즉각적으로 확인하기 힘든 업무 상황에 대해서 실시간으로 확인, 보고할 수 있고 그 과정에서 기존에 겪어야 했던 불필요한 커뮤니케이션 작업을 줄일 수 있다는 점에서 협업툴은 점차 21세기 필수 툴이 되었습니다. 



MZ는 요즘 이걸로 팀플 한다!

아직도 카톡 단체 채팅방에서 열심히 자료를 찾고 계시는 와플 여러분을 위해 에디터가 몇 가지 협업툴을 소개할게요!


1️⃣ 깔끔한 메모 정리가 필요하다면? 노션



출처 : 노션 홈페이지

노션은 생산성 메모 앱으로 현재 MZ세대들 사이에서 가장 많이 쓰이는 협업툴 중 하나입니다.

올인원 워크 스페이스 방식의 개인 맞춤형 소프트웨어로, 워크 스페이스에 동영상, 이미지, 파일 등을 첨부할 수 있으며 일정 관리 또한 가능합니다. 개인 또는 팀 단위로 사용이 가능하고, 소규모부터 대규모 팀까지 사용이 가능하다는 점!


노션은 여러 분야에서 다양한 활용이 가능한 툴입니다. 카테고리 별로 공유할 내용들을 정리하고 협업에 필요한 파일뿐만 아니라 회의 기록, 일정 등도 입력이 가능합니다.



장점

- 어떠한 분야에서도 협업이 가능합니다.

- 양식의 구애를 받지 않습니다.

- 메모 앱 형식으로 되어있어 정리가 편리합니다.


단점

- 일정 용량 초과 시, 유료 앱으로 전환해야 합니다.

- 노션을 처음 접하는 사람에게는 사용 방법이 익숙하지 않습니다.





2️⃣ 업무부터 일정관리, 화상 회의를 한 번에 해결하고싶다면? 플로우



출처 : 플로우 홈페이지


플로우는 대표적인 보드형 협업툴로, 홈페이지에 로그인만 하면 별도의 프로그램을 설치하고 않고도 사용이 가능합니다.

프로젝트 별로 관리자와 멤버를 개별적으로 구성할 수 있고 한 프로젝트에 대해 참여 인원이 총 몇 명인지도 파악할 수 있습니다.

업무 프로세스는 요청, 진행, 피드백, 완료, 보류 등 총 5단계로 구성되는데요. 각 단계별로 진행 과정이 표시가 되어 빠뜨리지 않고 확인할 수 있습니다. 또 주 업무 밑에 하위 업무들도 추가가 가능하다고 하네요!  


플로우의 핵심 기능 중에는 '간트 차트'가 있는데요. 프로젝트의 시작일과 마감일 등 세부사항을 등록하면

간트차트에서는 이 항목의 세부 정보를 시각화하여 보여준다고 하네요!



장점

- 손쉽게 원하는 프로젝트를 선택할 수 있습니다.

- 누락 등의 문제 발생 시 신속하게 대처할 수 있습니다.

- 우선순위를 지정해 주어 효율적인 업무 처리가 가능합니다.

- zoom 계정 연동이 가능하여 화상회의를 진행할 수 있습니다.


단점

- 다양한 기능을 익히려면 시간이 오래 걸립니다.

- 이메일은 별도의 채널에서 사용해야 합니다.




3️⃣ 진입 장벽이 낮은 협업툴을 원한다면? 트렐로



출처 : 트렐로 홈페이지


아틀라시안이 인수한 협업툴인 트렐로는 칸반 보드 기능을 활용하여 작동합니다. 아틀라시안이 개발한 또 다른 협업툴인 '지라'에 비해 사용방법이 단순하여 개인 단위로도 많이 사용됩니다.

*칸반 보드 :  개인적인 수준에서나 조직적인 수준에서 작업을 관리하기 위해 칸반(간판)을 구현하는 데 사용할 도구들 중 하나[출처 : 네이버 지식백과]


보드에 카드를 붙이는 보드 형식으로 제공되어 마치 포스트잇을 붙이는 듯한 익숙한 느낌을 줄 수 있고, 각 보드마다의 공개 범위 또한 설정할 수 있습니다. 각 카드들도 단축키로 수정이 가능하여 초기 세팅을 통해 더 간편한 이용을 즐길수도 있죠.

2차원 방식으로 X축에서는 업무 프로세스를, Y축에서는 업무 리스트를 관리하여 업무 진행 과정을 깔끔하게 직관할 수 있습니다.



장점

- 초보자도 쉽게 이용 가능합니다.

- 사용자 권한이 명확하여 툴 사용에 혼선을 빚을 일이 없습니다.

- UI가 단순하여 모든 유저들이 쉽게 사용할 수 있습니다.


단점

- 일정 관리 등은 유료 서비스입니다.

- 10개의 보드까지만 무료로 제공됩니다.





4️⃣ 회사, 조직 단위의 협업이 잦다면? 콜라비



출처 : 와우테일, 콜라비


콜라비는 하나의 페이지에서 파일공유, 의사결정 등의 커뮤니케이션을 모두 담아내어 이슈를 해결하는 ‘이슈 기반’ 협업툴입니다.

모바일과 pc버전 모두 사용이 가능하고 팀플, 사내 공지용 등 다양한 목적으로 공간을 만들 수 있습니다.


특히 스마트워크에 최적화된 협업툴로 효과적인 업무 진행 상황 파악과, 동시 편집이 가능한데요. 본인의 업무에 집중할 수 있는 몰입형 업무, '딥워크' 환경을 제공하고 한 페이지에서 일정 관리, 공동 편집, 파일 공유, 피드백 등의 모든 과정이 이루어집니다.


앞서 말씀드린 트렐로와 같이 콜라비 또한 칸반 기능을 사용하는데요. 칸반을 통해서 업무를 쉽게 파악하고 팀원들 누구나 확인이 가능하답니다!

또 콜라비에서는 업무 담당자가 할 일을 할당해 주고 진행 상황을 쉽게 모니터링할 수 있어 일의 흐름을 파악하는데 아주 용이하다는 점!



장점

- 아이콘을 통해 많은 정보들의 효과적인 관리가 가능합니다.

- 직관적인 인터페이스를 제공하여 손쉬운 사용이 가능합니다.

- 모르는 부분이 있다면 CS 매니저에게 바로 문의가 가능하여 몇 시간 이내로 피드백을 받을 수 있습니다.


단점

- 본래 실시간 메신저 기능을 제공하지 않는 것이 단점이었으나, 현재는 이 메신저 기능을 도입하였다고 합니다!



이 외에도 잔디, 슬랙, 캘린더리, 구글 드라이브 및 드롭박스 등 다양한 협업툴을 찾아볼 수 있었습니다.





찐 MZ에게 듣는 '협업툴' SSUL!

그렇다면 이 중 실제 협업툴을 사용해본 MZ세대는 이에 대해 어떤 생각을 가지고 있을까요?
에디터가 직접! MZ세대에게 물어봤습니다.



 

인터뷰어 전북대 김은재님의 PICK은 바로 슬랙!

슬랙은 에디터가 포스팅을 하면서도 미처 찾아보지 못해 신선하게 느껴졌는데요. 알차게 이용하시는 모습을 보니 에디터도 슬랙을 깔아볼까 하는 생각이 들었답니다!


또한, 협업툴을 선정할 때 가장 중요한 건 편리성이었다고 하는데요!

에디터는 개인적으로 노션을 자주 쓰는데, 노션의 경우도 투표기능이 없어서 매번 댓글을 달아달라고 부탁하는게 조금 번거로웠던 기억이 나네요. 앞으로의 협업툴에서는 보다 더 편리성을 갖춘 투표기능을 만드는 것도 좋은 방향인 것 같습니다.





 와플에게 딱! 맞는 협업툴 솔루션!

‘이 좋은 걸 몰랐다니! 당장 써봐야겠어!’라고 생각은 했지만, 도대체 저 많은 협업툴 종류 중에 어떤 것을 골라야 할지 고민일 와플 분들이 많으실 텐데요!

자신에게 잘 맞는 협업툴을 사용하는 것도 업무 효율 측면에서 굉장히 중요하기 때문에, '협업툴 잘알' 에디터가 특별한 솔루션을 가져왔습니다!


협업툴을 처음 접하는 사람에게는! 트렐로

-> 진입 장벽이 낮고 UI가 단순한 편이라 협업툴 초보자들도 쉽게 사용할 수 있어요!


회사 등 조직 단위의 협업이 많은 사람에게는! 콜라비

-> 업무 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있고, 업무 담당자가 특정인에게 특정 업무를 맡길 수 있어요!


협업의 종류가 다양한 사람에게는! 노션

-> 노션은 개인&팀별로 사용이 가능하고, 단순한 메모장 형태라 어떤 협업에도 적용이 가능해요!





오늘 소개해드린 다양한 협업툴에 관해 유익하게 감상하셨나요?

비대면 시대에 따라 효율적 업무를 위한 프로그램도 정말 많이 늘어난 것 같은데요! 


와플 여러분들께서 오늘 포스팅을 보고 가장 사용해보고 싶은 협업툴은 무엇이었나요?

에디터는 이미 노션을 사용하고 있지만, 오늘 포스팅을 준비하면서 플로우를 사용해보고 싶다는 마음이 들었던 것 같습니다.


바람직한 협업을 위해서는 툴을 다양하게 사용해 보는 것도 중요하지만,

다양한 툴 사용을 통해 자신에게 가장 잘 맞는 툴을 찾는 것이 더 중요한 것 같습니다!


지금까지 KT 영 퓨처리스트 트렌드 크리에이터였습니다.




뒤로가기